Ne viena Lean įmonė patyrė iššūkį išlaikant visuotinį kas rytinių rodiklių stebėjimą lentų pagalba. Natūralu, tai yra naujas įrankis, reikalaujantis šiek tiek žinių kaip teisingai tai naudoti ir kasdienės praktikos.  Šiame bloge pateiksime patarimus apie susirinkimo laiką ir vietą.

Laikas:

Lean lenta naudojama susirinkimo metu, kuris vyksta kiekvieną rytą nustatytu laiku. Gali būti naudojama kitu paros metu, kai viena pamaina keičia kitą ir būtina perduoti informaciją ir darbus. Jums taip pat reikės  5 minučių susirinkimo vedimo pasiruošimui: duomenų ir informacijos atnaujinimui. Susirinkimams skirtos 10-20 minučių, turi būti įtrauktos į darbuotojų darbo laiką, kitaip darbuotojams gali kilti klausimas „kodėl turime ateiti į darbą anksčiau, jeigu niekas už tai nemoka?“ ir pan.

Nedarykite susirinkimų pasibaigus darbui. Darbuotojų susitelkimas į veiklą, pasibaigus darbo dienai yra lygus nuliui.

Informaciją, kurią komunikuosite tikėtina gausite pakartoti ryte darbui prasidėjus, nes dauguma neprisimins. Pasitarkite su komanda ir kartu nuspręskite kelintą ryto visiems tinka pradėti susirinkimą.

Vieta:

Vieta, kurioje kabo  lenta turi didžiulę įtaką komandos įsitraukimui. Dažnai vadovai neįvertina šio faktoriaus, ir vėliau supratę lentos vietos svarbą, perkabina ją kitur.

Norint įgyti komandos įsitraukimą, efektyviausiai lentą kabinti ant sienos, aplink kurią nėra ofiso baldų kaip stalų, gamybinių įrengimų, sandėlio lentynų, o ypač kėdžių. Tam, kad susirinkimai nevirstų nekonstruktyvia diskusija, ir vadovui pavyktų įsitekti į 15-20 minučių trukmę, susirinkimas vedamas visiems komandos nariams ir vadovui stovint.

Lentą kabinkite erdvėje, kuri per dieną matoma ir prieinama visiems darbuotojams. Pavyzdžiui prie kiekvienos gamybinės linijos, vadybininkų kabinete, kuriame nebūna klientų, bendrame koridoriuje ir pan.

Svarbiausia nekabinkite Lean lentos savo – vadovo kabinete.  Darbuotojai turi turėti galimybę dienos eigoje prieiti prie lentos, įrašyti savo atlikto proceso informaciją ir pan. Tik tuomet, kai visa komanda įsitraukusi į lentos pildymą,  tai tampa „gyvu“ ir visiems naudingu įrankiu.

Praktikoje teko stebėti netinkamoje vietoje įrengtų rytinių susitikimų prie Lean lentų.  Vadovams tokiu atveju trunka dvigubai daugiau laiko įtraukti komandą į naują įprotį, nes:

  • Jei prie lentos yra mažai vietos stovėti, vadovas natūraliai jaučia pareigą užimti vienintelę stovimą vietą

  • Jei aplink yra kėdės ir stalai, darbuotojai iš įpročio sėsis ant kėdžių, stalų arba remsis į kitą baldą

  • Jei vadovas stovi, o darbuotojai sėdi, tai vadovui paprašius darbuotojo/ų įrašyti į lentą vakar dienos rodiklius ar veiklos patobulinimo idėjas, girdėsite argumentus kaip: „tai įrašykite Jūs vadove, juk esate arčiau lentos“, arba „man sunku dabar prieiti, įrašysiu po susirinkimo“, „aš taip gerai sėdžiu dabar“ ir pan.

Visa tai apsunkina komandos įtraukimo procesą ir gali lemti šios iniciatyvos pabaigą. Taigi rasti tinkamą lentos vietą yra pirmiausias Jūsų žingsnis.

Jei jūsų patalpa maža, pažvelkite į tai paprasčiau: išnaudokite spintų dureles ar kabineto duris. Pakabinkite lentą ant archyvo spintos išorinės sienos, o spintą panaudokite pertvarai, susiraskite mobilią lentą ant ratukų, kurią susirinkimo metu įsistumkite į bendrą erdvę, o ne susirinkimo metu laikykite valgykloje ar pan.

Jokiu būdu neperstumdykite kolegų darbo vietų nepasitaręs su jais. Toks elgesys rodytų nepagarbą žmonėms, o pagarba žmonėms yra vienas svarbiausių Lean principų. Įtraukite komandą į sprendimą kur kabinti lentą.